database management

• Direct Marketing Checklist
• Tips & tricks for Email

Uw e-mailcampagne

We zetten voor u een aantal eenvoudige dingen op een rij waarmee u rekening kan houden bij het uitvoeren van uw e-mailcampagne.

De afzender

De afzender dient herkenbaar te zijn. Gebruik niet uw eigen naam, wel een algemeen herkenbare naam.

De onderwerpregel

Maak het onderwerp van de e-mailuitnodiging zo aantrekkelijk mogelijk. Personaliseer indien mogelijk. Om te voorkomen dat je e-mail als spam wordt aanzien gebruik je best geen woorden zoals “free”, hoofdletters of uitroeptekens. De wet schrijft voor dat een publicitaire e-mail al vanaf de onderwerpregel als dusdanig herkenbaar moet zijn.

De inhoud

Begin uw e-mail met een persoonlijke aanspreking, liefst gepersonaliseerd. Stem de inhoud zo goed mogelijk af op uw doelgroep. Probeer de focus te leggen op de informatie en niet op de verkoop. Zet wel de voordelen voor de ontvanger in de verf. Draai niet rond de pot maar zeg kort en krachtig wat je te zeggen hebt. Geef ook maar één boodschap mee per e-mail. Wanneer er echt veel informatie gegeven moet worden, beperk u in de e-mail dan tot de hoofdpunten en stel de rest van de informatie ter beschikking via een link naar een webpagina. Sluit uw mail krachtig af.

De opmaak

Zorg voor een eenvoudige, mooie opmaak. Gebruik gerust uw logo of een grafische element, maar overlaad de lezer er niet mee. Zorg ervoor dat het e-mailbericht ook kan gelezen worden door personen die hun mails niet in html ontvangen, of voorzie twee versies: een tekst- en een html-versie. Blijf doorheen uw mailings consistent in de opmaak.

UP-TO-DATE ADRESSENBESTAND

Indien uw enquête verspreid wordt via e-mailuitnodigingen, is het ook zeer belangrijk voor een hoge respons dat uw e-mail adressenbestand up-to-date is. Vaak zien wij dat 10% of meer hard bounces zijn. Een hard bounce is een e-mailbericht dat teruggezonden werd omdat het adres van de ontvanger ongeldig is. Een hard bounce kan voorkomen wanneer er een spellingsfout in het e-mailadres staat, wanneer de domeinnaam niet (meer) bestaat, of wanneer de ontvanger ongekend is. Als het e-mailadres geen corrigeerbare spellingsfout bevat, is het aan te raden 'hard bounced' e-mailadressen te verwijderen uit uw adresboek, aangezien ze het responsgehalte van uw enquête(s) enkel verlagen en er dus geen betrouwbaar antwoordpercentage wordt weergegeven, aangezien deze e-mailuitnodigingen nooit bij de bestemmelingen zijn aangekomen.

Pas op voor pop-up blockers

In het geval van een anonieme enquête, is het ook belangrijk rekening te houden met mogelijke pop-up blockers. Surfers worden bestookt met kleine browservensters die openen als ze websites bezoeken, zonder dat ze geactiveerd worden door een actie van de gebruiker. Het betreft meestal advertenties. Om dit te voorkomen, beginnen surfers hoe langer hoe meer gebruik te maken van pop-up blockers, zoals deze van Google, Yahoo, Norton en WinXp SP2. Deze zorgen dat het pop-up venster niet geopend wordt, wat dus met zich meebrengt dat uw enquête(s) aan een groot aantal mensen eenvoudigweg niet getoond zou worden indien u gebruik maakt van een pop-up venster.

Een eenvoudige manier om dit te omzeilen is het gebruik maken van een zogenaamde 'virtual pop-up'. In plaats van werkelijk een nieuw venster te openen, wordt er via javascript en DHTML een klein vakje gecreëerd dat precies boven uw webpagina zweeft. In dit vakje wordt de website bezoeker gevraagd of hij wenst mee te doen aan een webenquête. Er zijn twee knoppen: één om de enquête te openen in een nieuw venster en één die de 'virtual pop-up' sluit. Het resultaat wordt vervolgens bewaard in een cookie, zodat de bezoeker niet nog eens gestoord wordt door de 'virtual pop-up'.

BIJ ONLINE ONDERZOEKEN

Laat de respondent zich belangrijk voelen

Benadruk in uw e-mailuitnodiging dat de feedback van de respondent in kwestie zeer belangrijk is voor u (of voor het onderzoek) en vermeld -indien van toepassing- dat het ook voor de respondent interessant is om te antwoorden, daar dit bijvoorbeeld tot een verbeterde kwaliteit/service kan leiden.

Incentive

Een goede stimulans voor respondenten tot het volledig beantwoorden van de enquête is om een incentive te koppelen aan de enquête en erbij te vermelden dat enkel respondenten die de enquête volledig beantwoordden in aanmerking komen om de prijs/prijzen te winnen. Hoe aantrekkelijker de incentive, hoe hoger de respons! U kunt dan best een extra vraag toevoegen waarin u de respondenten vraagt hun e-mailadres en/of adresgegevens in te vullen indien zij kans willen maken op de prijs. In dit geval kunt u best ook al op de startpagina of in de e-mailuitnodiging verwijzen naar de te winnen incentive(s).

Aangepaste herinnering

Indien u e-mailherinneringen wenst te versturen, is het belangrijk de tekst van de e-mailherinnering aan te passen. Bij herinneringen aan personen die de enquête nog niet beantwoordden kunt u bijvoorbeeld verwijzen naar de e-mailuitnodiging die u eerder stuurde en verzoeken om alsnog aan de enquête deel te nemen, daar de antwoorden toch zeer belangrijk voor u zijn. Bij herinneringen aan personen die de enquête reeds gedeeltelijk beantwoordden kunt u hen bijvoorbeeld bedanken voor de tijd die zij reeds spendeerden aan het invullen van de enquête waarna u hen verzoekt om de enquête alsnog verder in te vullen, aangezien volledig beantwoorde enquêtes toch zeer belangrijk zijn voor de analyse van uw onderzoek...