Need more information?
Feel free to contact us!

Tel.: +32 (0)2 240 94 20
info@databasemanagement.be

DM Checklist: Niets vergeten?

Stap voor stap naar een succesvolle mailing. De DM Checklist is hét hulpmiddel bij het – structureel – opzetten en uitvoeren van een mailing. Uiteraard kunnen wij u hierin voor een groot deel ondersteunen.

 

Checklist:

 

Stap 1: Actieplan

  • Doel:

    • Converteer uw marketingplan naar concrete actieplannen met meetbare en realiseerbare doelstellingen

  • Doelgroep:

    • Pospects of klanten, consumenten of bedrijven?

    • Verspreidingsgebied: lokaal, regionaal, landelijk, …?

    • Selectiecriteria: aankoopgedrag, lifestyle, postcode, branche, …?

  • Vorm:

    • Brief met antwoordkaart, brochure of andere bijlagen?

    • Vooraankondiging en/of een herinneringsmailing?

  • Begroting

    • Wat mag de actie kosten? Wat moet ze opbrengen?

    • Reken creatiekost, productiekosten en verspreidingskosten

    • Denk ook aan eventuele kosten van adressen, adressering en responsverwerking

  • Interne organisatie

    • Wie doet wat? Wie is eindverantwoordelijke?

    • Wie zijn de partners (agentschap, drukker, handler, …) Klopt de gezamenlijke planning?

    • Deadlines: hou rekening met kleine vertragingen, vakanties, vrije dagen, feestdagen, etc.

Stap 2: Adresselectie

  • Eigen bestand?

    • Vooraleer u uw adresbestand inzet is het nuttig dit te laten standaardiseren, de dubbels eruit te halen en het oude adres van verhuizers te laten vervangen door het nieuwe

  • Extern bestand?

    • Vraag om een erg precieze selectie voor uw gehuurde prospectenbestand

    • Indien een call-actie gepland: laat verrijken met telefoonnummers

  • Combinatie?

    • Vermijd dubbele zendingen en laat beide files tegen elkaar ontdubbelen

Stap 3: De mailing

  • Bedenk het concept

    • Type mailing: vooraankondiging, hoofdmailing, follow-up mailing, after-sales mailing, cross sell mailing, catalogusmailing, …

    • Samenstelling van het mailstuk: kaart of brief, in een envelop, koker of een doos en wel of niet een bijlage (bijvoorbeeld uw folder, catalogus of een gimmick)

    • Responsmogelijkheid: antwoordkaart of -formulier en wel of niet een envelop

    • Zorg dat de mailing past bij de uitstraling van uw bedrijf (kijk ook eens naar voorbeelden van anderen uit uw branche of klik op DM praktijkvoorbeelden)

    • Check of alles in huis is voor de mailing of stel een briefing op voor de vormgever/drukker

  • Schrijf een goede verkoopbrief

    • Beperk u tot één onderwerp en doe één interessant aanbod

    • Houd uw boodschap kort en krachtig

    • Vertaal uw belangrijkste verkoopargumenten in 'aankoopmotieven'

    • Bepaal hoe u uw lezers kunt stimuleren tot reactie en actie

    • Gebruik briefpapier (dus géén factuurpapier)

    • Vermeld uw volledige post- en bezoekadres, telefoonnummer, website en e-mailadres

    • Sluit af met een P.S., deze wordt immers vaker gelezen dan de brief zelf

  • Personaliseer

    • Personaliseer niet alleen de enveloppe en de aanspreking, maar verander ook uw boodschap naargelang de doelgroep: trouwe klanten spreek je anders aan dan prospecten

  • Zorg voor een responsmedium

    • Bij gebruik van een antwoordkaart: vermeld alvast zoveel mogelijk klant- of prospectgegevens en het retouradres op de antwoordkaart

    • Beloon de lezer voor zijn reactie

    • Vergeet de M/V-aanduiding niet op te nemen (ook handig voor volgende mailings)

    • Geef de antwoordkaart een code of datumkenmerk voor de responsverwerking

  • Besteed óók aandacht aan de envelop

    • Gebruik bij voorkeur publicitaire C-4 of C-5 vensterenveloppen in uw eigen huisstijl, of in een stijl die bij de rest van de brief en boodschap past

    • Gebruik enveloppen die machinaal verwerkbaar zijn

    • Vermeld uw adres op de envelop, linksboven op de voorzijde

    • Het is aangeraden een prikkelende tekst of afbeelding op de envelop te zetten

    • Vergeet zeker de adrescode (uniek nummer) niet op de enveloppe te zetten: deze maken het mogelijk eventuele hoge retours terug te vorderen!

Stap 4: Productie

  • Beslis wat u zelf wil doen en wat u wil uitbesteden

  • Stel een heldere briefing op met uw wensen, voorwaarden en planningsafspraken

Stap 5: Verzending

  • Hou bij de samenstelling van uw mailing rekening met het gewicht van de componenten zodat U binnen de interessantste tariefschijven blijft en dus het gunstigste tarief kan hanteren

Stap 6: Respons

  • Regel de responsverwerking

    • Zorg voor voldoende capaciteit voor een vlotte responsafhandeling

    • Regel voldoende brochures, documentatie, bestellingen, etc. en een begeleidende brief voor de nazending

    • Kijk naar de mogelijkheden van informatieverwerking

    • Regel eventueel een nabelactie naar prospecten of klanten die niet hebben gereageerd

  • Update uw klantinformatie

    • Registreer alle responsinformatie direct, inclusief de responsdatum, responswijze en verwachte actie

    • Verwerk correcties op naam- en adresgegevens (let ook op de retouren!)

    • Verwijder adresgegevens van respondenten die hebben aangegeven geen informatie van u te willen ontvangen

Stap 7: Evaluatie en vervolg

  • Evalueer uw mailingactie

    • Vergelijk de resultaten met uw oorspronkelijke actiedoel

    • Bepaal de andere effecten dan de zichtbare respons (zoals omzet, kennis, uw imago)

    • Onderzoek waarom bepaalde klanten of prospecten niet hebben gereageerd

    • Voer uw kostencalculatie nogmaals uit en maak een kosten/baten-analyse

    • Maak een evaluatieverslag met aandachts- en verbeterpunten

  • Start de vervolgactie

    • Informeer uw afdelingen over de vervolgactie(s)

    • Stuur met een bestelling een nieuw aanbod mee en reageer uiterlijk binnen een week op de respons

    • Neem binnen drie dagen na verzending van documentatie of een bestelling contact op met de aanvrager

    • Kwalificeer uw klanten en prospecten opnieuw